Работник покупает запчасти для служебной машины за наличные: какой датой это оформлять?

Comments

• Добрый день.
  

  Цитата: Что является доказательной базой правомерного использования денежных средств на закупку запасных частей?

  Вопрос не совсем корректен - доказательной базой использования денежных средств являются документы, подтверждающие оплату.
  Но вам то надо доказать производственный характер расходов, то есть все ли оплаты запчастей были осуществлены для нужд организации.
  Соответственно, у вас должны быть документы, в которых содержится информация о том, что сломалось и что надо для того, чтобы это сломанное заработало.
  Таким документом может быть служебная записка работника - не работают стеклоочистители, диагностика показала отказ моторчика стеклоочистителя, необходимо приобрести трапецию стеклоочистителя с моторчиком (деталь не разборная) или только моторчик (если разборная) или снять трапецию, отремонтировать моторчик (не факт, что можно отремонтировать).
  Дальше несет чек из магазина на покупку запчасти и документы от СТО о ремонте, ну или нет документов - ремонтирую сам.
  И документы эти вам нужны не для того, чтобы выявить факт злоупотребления (и даже по номеру детали вы не всегда сможете определить, что она использована для ремонта другого автомобиля), а для того, чтобы обосновать произведенные расходы. Ваша работа как бухгалтера на этом заканчивается.
  Однако, теоретически стеклоочистители могли сломаться и в другом автомобиле. И вы имеете документы, подтверждающие поломку, и документы, подтверждающие ремонт, и факт злоупотребления.
  Если вы допускаете что работник злоупотребляет, искоренить вы это можете приставив к нему контролирующее лицо, к этому контролирующему лицу еще одно и так до бесконечности.
  Вы можете контролировать это сами, но вы же не автомеханик, как вы это сделаете?
• Naaatta,  Благодарю за развернутый ответ.  Спасибо.